Sprzęt IT dla międzynarodowej platformy streamingowej

Wyzwanie

Zespoły międzynarodowej platformy streamingowej potrzebują sprzętu IT przez cały rok, a nie raz na kilka lat przy jednej dużej wymianie. Przychodzą nowe osoby. Urządzenia się zużywają. Stanowiska są rozbudowywane, akcesoria się kończą, biuro potrzebuje kolejnego sprzętu. Z każdej takiej sytuacji robi się następna lista do wyceny, zamówienia i zaksięgowania.

Firma, która kupuje w ten sposób, szuka u dostawcy kilku konkretnych rzeczy.

• jeden kontakt dla różnych kategorii sprzętu, od laptopów po akcesoria i sprzęt biurowy;
• szybka wycena, bo na sprzęt czeka konkretny zespół;
• proces zgodny z procedurą zakupową firmy międzynarodowej: oferta, zamówienie zakupu, faktura;
• znany z góry termin dostawy każdej pozycji;
• dokumenty, które księgowość rozlicza bez zbierania faktur od kilku sprzedawców.

Rozwiązanie

Technocenter jest jedynym dostawcą dla całego zakresu. Każde zapotrzebowanie przechodzi przez proces, który stosujemy w zaopatrzeniu IT dla firm.

1. Lista. Zespół klienta wysyła listę sprzętu: modele, numery katalogowe albo opis potrzeb.
2. Oferta. W godzinach pracy, pn–pt 9:00–17:00, odpowiedź przychodzi w ciągu 30 minut. Przy każdej pozycji jest cena netto, dostępność i termin dostawy.
3. Zamówienie zakupu (PO). Klient akceptuje ofertę, wysyłając PO. Po potwierdzeniu zamawiamy sprzęt.
4. Dostawa. Sprzęt dociera w terminie podanym w ofercie.
5. Jedna faktura VAT. Całe zamówienie rozliczamy jedną fakturą, także wtedy, gdy obejmuje sprzęt kilku marek i kategorii.

Przy każdej ofercie sprawdzamy ceny i dostępność. Jedna lista może łączyć laptopy, komponenty i akcesoria, więc klient nie dzieli zamówienia między kilku sprzedawców. Korespondencja idzie po polsku albo po angielsku.

Sprawa faktury waży tym więcej, im częściej się zamawia. Kupując u kilku sprzedawców, przy każdej dostawie dostajesz osobny dokument do opisania, akceptacji i zaksięgowania. Przy procedurze z PO każdy trzeba jeszcze dopasować do zamówienia. Tutaj księgowość i dział zakupów łączą jedno PO z jednym dokumentem.

Zakres dostaw

Każda grupa sprzętu przechodzi przez ten sam proces i może trafić na tę samą listę.

• Laptopy dla pracowników zespołów. W katalogu laptopów dla firm znajdziesz serie biznesowe Lenovo, Dell i HP oraz MacBooki.
• Komponenty do rozbudowy posiadanych komputerów. Dział Komponenty obejmuje dyski SSD i pamięć RAM.
• Akcesoria do codziennej pracy. Dział Akcesoria IT obejmuje stacje dokujące, słuchawki, klawiatury, myszy i kamery internetowe.
• Sprzęt biurowy zamawiany razem z resztą listy, bez osobnego dostawcy. Jak dobieramy sprzęt do biura, opisujemy na stronie usługi Wyposażenie biura.

Jak wygląda współpraca na co dzień

Współpraca nie ma daty zakończenia. Zespoły zamawiają wtedy, gdy czegoś potrzebują. Zasady są za każdym razem te same.

• Format zapytania. Lista może przyjść w pliku albo w treści maila. Nikt nie przepisuje jej do szablonu.
• Zapytania poza godzinami pracy. Listą wysłaną wieczorem, w weekend albo w święto zajmujemy się na początku następnego dnia roboczego.
• Termin dostawy. Produkty od ręki zamówione w dzień roboczy do 16:00 dostarczamy w Polsce następnego dnia roboczego. Termin pozostałych pozycji i dostaw poza Polskę podajemy w ofercie.
• Braki i odpowiedniki. Jeśli model jest niedostępny, zaznaczamy to w ofercie i proponujemy odpowiednik o zbliżonych parametrach. Decyzja o zamianie należy do klienta.
• Konfiguracja fabryczna. Urządzenia dostarczamy w konfiguracji fabrycznej. Przygotowanie systemu, kont i oprogramowania pozostaje po stronie klienta.
• Gwarancja. Sprzęt ma gwarancję producenta, naprawy wykonuje serwis producenta. Do laptopów i komputerów można dokupić rozszerzoną gwarancję producenta.

W ten sam sposób możemy pracować z firmami z branży mediów i wideo i z każdą firmą, której zespoły regularnie potrzebują sprzętu.