Jak wyposażyć salę konferencyjną

Wielkość sali a zestaw

Liczba miejsc i kształt pomieszczenia decydują o kącie widzenia kamery, zasięgu mikrofonów i przekątnej ekranu. Zanim zaczniesz porównywać modele, weź miarkę. Potrzebujesz wymiarów pomieszczenia i stołu oraz odległości od ściany z ekranem do najdalszego krzesła.

Typowy podział sal i zestawów:

Granice w tabeli są orientacyjne. Wąska sala na 8 osób z długim stołem często potrzebuje dodatkowego mikrofonu, a kwadratowe pomieszczenie na 10 osób obsłuży jeden wideobar klasy średniej. Liczy się odległość do najdalszego miejsca, nie liczba krzeseł.

Drugie pytanie: do czego sala służy. Codzienne spotkania zespołu wymagają szybkiego startu i prostej obsługi. Przy rozmowach z klientami najważniejszy jest wyraźny dźwięk i obraz po stronie rozmówców zdalnych. W sali szkoleniowej prowadzący chodzi po pomieszczeniu, więc przyda się kamera śledząca mówcę i osobny mikrofon.

Wideobar ma kamerę, mikrofony i głośnik w jednej obudowie. W małych i średnich salach to najprostsze rozwiązanie i zwykle wystarcza. System modułowy, złożony z osobnej kamery, mikrofonów i głośników, jest droższy i wymaga więcej pracy przy instalacji. W zamian każdy element stoi tam, gdzie jest naprawdę potrzebny. Propozycje zestawów dla każdej wielkości sali znajdziesz w katalogu sprzętu do sal konferencyjnych.

Teams Rooms czy Zoom Rooms, a może BYOD

Sala może mieć własny system spotkań (Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms lub Google Meet) albo pracować w modelu BYOD (Bring Your Own Device). W tym drugim uczestnik prowadzi spotkanie z laptopa i swojego konta.

BYOD: laptop i wideobar USB

Kamerę, mikrofony i ekran podłączasz do laptopa kablem USB i HDMI albo jednym kablem USB-C przez przyłącze na stole. Spotkanie działa w dowolnej aplikacji, także na platformie gościa. Sala nie potrzebuje licencji ani własnego konta.

Minusy też są. Każde spotkanie zaczyna się od podłączania kabli, jakość zależy od laptopa i jego ustawień, a dział IT ma ograniczony wgląd w stan urządzeń w sali.

Teams Rooms i Zoom Rooms: sala z własnym systemem

Sala ma komputer lub urządzenie z Androidem, dotykowy kontroler na stole i własne konto połączone z kalendarzem. Uczestnik rezerwuje salę w kalendarzu, a spotkanie startuje jednym dotknięciem kontrolera. Dział IT zarządza salami zdalnie, aktualizuje oprogramowanie i widzi, które urządzenie przestało działać.

Microsoft Teams Rooms występuje w dwóch wersjach. Teams Rooms on Windows to mały komputer z kontrolerem dotykowym, do którego podłącza się kamerę, audio i ekrany. Ma najszerszy zakres funkcji i dobrze obsługuje duże sale. Teams Rooms on Android to zwykle wideobar z wbudowanym systemem, prostszy w instalacji w małych i średnich salach. Zoom Rooms działa na komputerze z Windows lub macOS albo na dedykowanych urządzeniach. Sterujesz nim z tabletu lub dotykowego kontrolera na stole.

Sala Teams Rooms potrzebuje konta zasobu w Microsoft 365 z licencją Teams Rooms Basic lub Pro. Basic obejmuje podstawowe funkcje spotkań dla ograniczonej liczby sal. Pro dodaje m.in. zaawansowane funkcje audio i wideo, obsługę dwóch ekranów oraz rozbudowane zarządzanie salami. Zoom Rooms działa na subskrypcji wykupionej dla każdej sali, a urządzenia Google Meet wymagają licencji sprzętowej Google. Producenci zmieniają zakres i ceny licencji, więc przed zakupem sprawdź aktualne zasady. Koszt płatnych licencji wpisz do budżetu sali na cały okres jej używania.

Jak zdecydować:

• Firma pracuje w Microsoft 365, a spotkania wewnętrzne odbywają się w Teams: wybierz Teams Rooms.
• Głównym narzędziem firmy jest Zoom: wybierz Zoom Rooms.
• Sala stoi pusta przez większość tygodnia, a spotkania prowadzą goście na różnych platformach: wystarczy BYOD.
• Nie chcesz zamykać sali na jedną platformę: wybierz wideobar, który działa jako system sali i jako urządzenie USB dla laptopa gościa.

Systemy sal potrafią też dołączać do spotkań na innych platformach, np. Teams Rooms do spotkań Zoom i Webex. Funkcje w takim spotkaniu bywają jednak ograniczone. Certyfikowane zestawy i szczegóły licencji opisujemy na stronie Microsoft Teams Rooms.

Dźwięk i kamera

Rozmówcy zdalni wybaczą przeciętny obraz. Dźwięku, którego nie da się zrozumieć, nie wybaczą. Gdy zastanawiasz się, jaki sprzęt do wideokonferencji wybrać, zacznij od mikrofonów, a kamery porównuj dopiero potem.

Mikrofony i głośniki

• Zasięg. Porównaj zasięg mikrofonów ze specyfikacji z odległością od urządzenia do najdalszego krzesła. Przy dłuższym stole dołóż mikrofon stołowy lub sufitowy.
• Rozmieszczenie. Mikrofony stołowe ustaw w zasięgu każdego uczestnika, nie przy ekranie. Mikrofony sufitowe zwalniają stół, ale ich położenie trzeba zaplanować razem z sufitem i oświetleniem.
• Akustyka i hałas. Szklane ściany, beton i puste pomieszczenie dają pogłos. Klimatyzacja, projektor i ruch na korytarzu trafiają do mikrofonów. Redukcja szumów i usuwanie echa pomagają, ale panele akustyczne, wykładzina lub zasłony często poprawiają zrozumiałość mowy bardziej niż droższe urządzenie.
• Głośniki. W dużej sali głośnik wbudowany w wideobar może nie wystarczyć. Osobne głośniki rozmieść tak, żeby głos rozmówców docierał równo do wszystkich miejsc.

Kamera

• Kąt widzenia. W małej sali uczestnicy siedzą blisko ekranu, więc potrzebna jest kamera szerokokątna, często o kącie około 120 stopni. Zbyt wąski kadr obetnie osoby siedzące po bokach.
• Zoom optyczny. W dużej sali twarze osób na końcu stołu muszą być czytelne dla rozmówców zdalnych. Zoom cyfrowy przy dużym powiększeniu wyraźnie traci jakość.
• Automatyczne kadrowanie i śledzenie mówcy. Kadrowanie dopasowuje obraz do liczby osób w sali. Śledzenie mówcy pokazuje osobę, która akurat mówi.
• Położenie. Kamera idzie na środek, tuż nad ekranem lub pod nim. Uczestnicy patrzą wtedy na rozmówców i jednocześnie w obiektyw.
• Druga kamera. Przy stole w kształcie litery U lub w szerokiej sali rozważ drugą kamerę z boku albo na stole. Systemy obsługujące kilka kamer przełączają obraz między nimi automatycznie.

Certyfikacja

Do systemów sal wybieraj urządzenia certyfikowane dla danej platformy. Certyfikowany sprzęt przeszedł testy zgodności z Teams lub Zoom, dostaje aktualizacje i można nim zarządzać z konsoli administracyjnej. W modelu BYOD sprawdź, czy wideobar działa bez dodatkowych sterowników z laptopami używanymi w firmie, także przez USB-C.

Ekran

Rozmiar ekranu wynika z odległości do najdalszego miejsca. Praktyczna zasada dla prezentacji i dokumentów: najdalszy uczestnik nie powinien siedzieć dalej niż około sześć wysokości obrazu. Jeśli w sali często ogląda się drobne tabele albo rysunki techniczne, przyjmij raczej cztery wysokości.

Gdy rozmówcy i prezentacja dzielą jeden ekran, oba obrazy są mniejsze. W średnich i dużych salach lepiej sprawdzają się więc dwa ekrany: na jednym rozmówcy, na drugim prezentacja. Ich obsługa zależy od urządzenia, a w Teams Rooms także od licencji Pro. W modelu BYOD drugi ekran podłączasz jako drugi monitor laptopa. Jeśli najdalsze miejsce jest dalej, niż pozwala ekran 86 cali, potrzebny jest projektor albo dodatkowy ekran bliżej końca sali.

• Monitor profesjonalny czy telewizor. Monitory do zastosowań komercyjnych są przystosowane do wielogodzinnej pracy i mają porty do sterowania. Jeśli rozważasz telewizor, sprawdź, czy jego gwarancja obejmuje użytek firmowy.
• Jasność i powłoka. W sali z dużymi oknami wybierz ekran o wyższej jasności i z matową powłoką albo zaplanuj rolety.
• Wysokość zawieszenia. Osoby z tyłu muszą widzieć cały obraz ponad głowami osób z przodu. Osoby siedzące najbliżej nie powinny przy tym zadzierać głowy.
• Praca na treściach. Jeśli w sali rysuje się schematy, prowadzi warsztaty lub wspólnie edytuje dokumenty, rozważ monitor interaktywny zamiast zwykłego ekranu i flipchartu.
• Udostępnianie ekranu. Prezentowanie bez kabli skraca początek spotkania. Zostaw jednak na stole przyłącze HDMI lub USB-C dla gości.

Montaż: na co zwrócić uwagę

Montaż i instalację wykonuje twój dział IT albo wybrana firma instalacyjna. Zanim ekipa przyjedzie, przejdź przez poniższą listę. Brakujące gniazdo, za krótki kabel czy zbyt słaba ściana wychodzą zwykle dopiero w dniu instalacji.

Jeśli sala dopiero powstaje, zaproś instalatora już na etapie projektu wnętrza. Przeróbka sufitu pod mikrofony po malowaniu kosztuje więcej niż dzień konsultacji. Switche z PoE znajdziesz w kategorii sprzęt sieciowy.

Jak przygotować zapytanie o wyposażenie sali

Do zapytania dołącz:

1. plan sali w PDF lub zdjęcia z wymiarami pomieszczenia i stołu;
2. liczbę miejsc i sposób korzystania z sali: spotkania zespołu, rozmowy z klientami, szkolenia;
3. platformę (Teams, Zoom, Google Meet lub BYOD) i informację, czy masz już licencje;
4. sprzęt, który zostaje w sali, np. ekran lub uchwyt;
5. liczbę sal, jeśli wyposażasz kilka pomieszczeń naraz.

Wideobar, ekran, uchwyt i switch rozliczysz jedną fakturą VAT. Licencje Microsoft możesz dopisać do zapytania, dostępność i warunki podajemy w ofercie. Produkty dostępne od ręki zamówione w dzień roboczy do 16:00 dostarczamy w Polsce następnego dnia roboczego. Termin pozostałych pozycji podajemy w ofercie.